Datenschutz
Datenschutzordnung
Die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften verlangen, dass personenbezogene Daten – also alle Informationen, die sich auf einen benannten oder identifizierbaren Menschen beziehen – so verarbeitet werden, dass die Rechte der durch die Verarbeitung betroffenen Personen auf Vertraulichkeit und Integrität ihrer Daten gewährleistet werden. Daher ist es auch nur gestattet, personenbezogene Daten in dem Umfang und in der Weise zu verarbeiten, wie es zur Erfüllung der übertragenen Aufgaben erforderlich ist.
Nach diesen Vorschriften ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt oder unrechtmäßig zu erheben, zu nutzen, weiterzugeben oder sonst zu verarbeiten. Gleichfalls ist es untersagt, absichtlich oder unabsichtlich die Sicherheit der Verarbeitung in einer Weise zu verletzen, die zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung, zur unbefugten Offenlegung oder zum unbefugten Zugang führt.
Der Eitelborner Karnevalsverein 1995 e.V. (nachfolgend Verein genannt) verarbeitet automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinstätigkeit und -verwaltung, der Erfassung und Abrechnung von Leistungen sowie der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende
Datenschutzordnung (DSO).
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern, sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten (z.B. Fotos von satzungsgemäßen Veranstaltungen) im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In allen diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten. Die Verantwortlichen für die Datenverarbeitung sind der beigefügten Anlage zu entnehmen. Die Anlage ist Teil dieser Datenschutzordnung. Sie wird bei personellen Wechseln aktualisiert.
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.
3. Dabei erhalten die Beteiligten nur diejenigen Daten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben unbedingt benötigen.
4. Alle Beteiligten sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und ggf. an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: z.B. bezüglich Teilnehmer / - innen an satzungsgemäßen Veranstaltungen des Vereins.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer auf freiwilliger Basis mit Einverständnis der Betroffenen veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem / der Vorsitzenden zugeordnet. Dieser / diese stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er / sie ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern werden nur insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige
Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten wird das Gebot der Datensparsamkeit beachtet.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein weniger als 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keine-n Datenschutzbeauftragte-n zu benennen.
§ 9 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können mit Sanktionsmitteln geahndet werden.
§ 10 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 22.05.2018 beschlossen und tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Sie wird auf der Homepage des Vereins veröffentlicht. Vorhandene Formulare werden angepasst.